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蚌埠学院仪器设备类档案工作规范
发布时间: 2009-07-01     浏览次数: 285

为了提高我院仪器设备类档案(以下简称设备档案)质量和管理水平,逐步实现设备档案工作的标准化、规范化、现代化,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》有关规定,结合我院具体实际,制订本规范。

一、设备档案的收集和归档

(一)设备档案归档原则

1、仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的,对学院当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。

2、归档的文件材料必须完整、准确、系统。

3、归档的设备文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,并与实物一致。

4、根据1984年原国家教委、财政部联合颁发的教供字020号文件《高等学校仪器设备管理办法》的精神,结合我院仪器设备管理的实际情况,确定单价在10万元以上的机电设备及单价在20万元以上的计算机设备,均需建立档案。

(二)设备档案归档范围

归档范围主要包括综合、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面的材料,详见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

(三)不归档的文件材料

1、上级普发(非专指本院)、不办的文件。

2、未定稿的管理性文件。

3、未生效的合同、协议书。

4、重份文件、院内单位发来的文件。

5、无查考价值的一般性函件。

6、仪器设备广告、宣传材料、定货会与展销会宣传品。

(四)形成积累

1、院设备管理部门是学院设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须指定专人负责设备文件材料的收集、积累、管理工作。

2、从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交院综合档案室。

3、重大设备的开箱验收必须有院综合档案室人员参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。

4、设备使用部门的专(兼)职档案员要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,确保有完整、准确、系统的设备文件材料归档。

5、设备文件材料,必须用钢笔书写,书写时要求字迹工整,图样清晰。

(五)整理组卷

1、坚持由设备文件材料形成部门立件的原则。

2、根据设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间的有机联系和便于查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

3、将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首;其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

4、设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放在特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

5、卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。

6、装订时应拆除卷内文件中的金属物,用线装订;对破损的文件进行修补后再装订;对引进设备中的专用文件夹,可以保持原状。

7、设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。对于用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

8、设备文件材料无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从1开始;页号位置在非装订线一侧的下角。

9、认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录,卷内目录和文件材料可打印或用钢笔写楷书,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。

每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明本卷图纸和文字材料总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案人员随时在备考表上注明。

10、拟定案卷封面各栏目,案卷标题要简明、准确。进口设备的案卷标题应用中文书写,卷内目录应有中外文对照。

11、确定设备档案案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告等,定为长期保管;设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备存在而存在,保管期限与设备共存。

12、设备档案原则上无密级。

(六)归档验收

1、设备管理部门的兼职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查,再向院综合档案室归档,归档时双方签字,各持一份备查。

2、设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月,引进设备为索赔期满后两个月。

二、设备档案的管理

(一)分类编号

1、按《高等学校档案实体分类法》进行分类

2、根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,并参照原国家教委编制的《高校固定资产分类目录》,确定按设备种类编制用于档号的二级类目代号简表。

3、设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

案卷号按最下位类目流水。年度用仪器设备购置的年度。

(二)编目

1、编写设备档案目录,按档号先后顺序,以案卷为对象填写。

2、认真登记设备档案的案卷目录和专题目录。

(三)排架

按档号顺序排架。

(四)保管和使用

按《蚌埠学院档案业务建设规范》执行。

(五)鉴定与销毁

按《蚌埠学院档案业务建设规范》执行。

(六)统计

按《蚌埠学院档案业务建设规范》执行。

三、设备档案的开发利用

(一)借阅

按《蚌埠学院档案业务建设规范》执行。

(二)咨询服务、指导交流

1、指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。

2、了解和掌握学院设备和技术状态,定期编制设备档案目录,编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

3、努力提高档案人员的业务素质,发挥档案人员熟悉和掌握学院设备分布情况和技术状态的优势,为科技人员牵线搭桥,提高设备利用率,创造经济效益。

四、设备档案工作岗位责任制

(一)分管设备工作的院领导职责

1、重视和关心各级设备管理部门有关设备档案工作规章制度的建设和贯彻落实情况。

2、在布置、检查、总结、验收设备工作的同时,布置、检查、总结、验收设备档案工作,为专(兼)职档案员提供必要的工作条件。

3、定期检查和研究解决设备档案工作中存在的困难的问题。

(二)设备管理部门的职责

1、制订和健全管理制度,确保设备档案工作纳入设备计划、采购、管理工作之中,并监督各部门严格执行。

2、指导专(兼)职档案人员开展工作,不断提高专(兼)职档案人员的业务水平。

3、指导设备档案的鉴定等工作。

(三)院综合档案室职责

1、积极参与设备开箱验收、技术鉴定等环节的工作。

2、指导、监督、检查设备使用部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作。

3、负责设备档案资料的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务工作。

4、努力采用先进的管理手段,开发设备档案信息资源,为利用者提供优质服务。

5、遵守国家法律、法规和学院规章、制度,保证设备档案的安全。

(四)专(兼)职档案人员职责

1、督促有关人员形成和积累设备文件材料,并定期收集。

2、认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向院综合档案室归档。

3、对设备采购、使用、维修、改造工作中形成的文件材料,按规定整理后移交院综合档案室。