第一章 总则
第一条 为进一步加强公文管理，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 学院公文是传达贯彻党的方针、政策、发布上级党委政府和学院法规、规章、请示答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的工具。学院各级部门须认真做好公文处理工作。
第三条 公文处理必须做到准确、及时、安全，公文由办公室统一收发、传递、用印和归档。
第二章 发文管理
第四条 正确选择公文种类
（一）决议：用于经大会讨论通过的重要决策事项。
（二）决定：用于对重要事项或重大行动作出决策和安排。
（三）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）通知：用于传达上级机关的批示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项、发布规章、任免和聘用干部。
（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（七）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（八）请示：用于向上级机关请示、批准。
（九）批复：用于答复下级机关的请示事项。
（十）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）函：用于与有关机关、单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
第五条 严格遵守发文格式
（一）发文版头：院党委发文用“中共蚌埠学院委员会文件”（红头），院行政发文用“蚌埠学院文件”（红头）；院党委、行政联合发文，用“中共蚌埠学院委员会文件”。
（二）发文字号：由发文机关代字、发文年份、发文顺序号组成。党委文件以院党字编号，院行政文件以院字编号；年份序号用阿拉伯数字标识（标全称，用六角括号括入）；发文顺序号不编虚位（阿拉伯数字前不加0，不加“第”）。
（三）发文标题：由发文机关名称、发文主题、发文种类组成。
（四）主送机关：主要受理发文的机关。主送机关名称用全称、规范简称或同类机关统称。上行文应标签发人（或会签人姓名），“请示”、“意见”应在附注处注明联系人姓名和电话。
（五）发文机关署名：单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间。联合发文，署全称。院党委、行政联合行文，院党委列前。
（六）成文日期：一般署会议通过日期或领导人签发日期；特殊情况署印发日期。
（七）加盖印章：除会议纪要外，应加盖发文机关印章。
（八）主题词：由类别词、类属词、文种词组成，按《公文主题词表》选定。
（九）印制版记：由印制机关名称、印制日期、印制份数组成。
（十）抄送机关：一般按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位排序。
（十一）制式要求：①采用GB/T148中规定的A4型纸（成品幅面尺寸约为210㎜×297㎜）；②天头（上白边）约为37㎜；③订口（左白边）约为28㎜；④版心尺寸约为156㎜×225㎜（不含页码）；⑤排版规格：发文字号——发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。发文标题——红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送机关——标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文——用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。附件——在正文下空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。成文时间——用汉字将年、月、日标全，“0”写为“○”。主题词——用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。抄送——在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关用顿号隔开，后标句号。印制日期用阿拉伯数码标识。页码——用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7㎜；单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。
（十二）各类文件最后一页无正文的应注明此页无正文。
第六条 严格遵守发文程序
（一）拟稿：综合性或专业性公文，一般由办公室或有关职能部门拟稿；政策性强、涉及面广、问题复杂、文字量大的公文可组成专门班子拟稿。
（二）审核：院党委、院行政一般文稿由拟稿部门负责人和办公室主任或负责文字工作的副主任核稿，分管院领导审稿。重要文稿由有关院领导会审。
（三）办公室应在各类文件送签前提出发文种类的拟办意见。
（四）所有发文应报办公室登记，由办公室分送有关领导处理，不得直接送院领导先批后办；公文发放流程中领导不同意发文退回有关单位。
（五）签发：院党委发文由党委书记签发，如经授权，也可由主持日常工作的副书记签发；院行政发文由院长签发，如经授权，也可由副院长签发；院党委、行政共同发文，由党委书记签发，如经授权，也可由主持日常工作的副书记签发；院党委会议纪要由党委书记签发，经授权，也可由主持日常工作的副书记签发；院长办公会议纪要由院长签发，经授权，也可由主持会议的副院长签发。党办、院办根据院党委、院行政的授权，可向党委部门、行政部门和群团组织发文，属于办公室职责范围内的事务性发文（通告、通知等），由办公室主任签发，否则由分管院领导签发。学院党委、行政部门根据职权范围向院党委、行政部门、群团组织发文，重要事项由分管院领导签发，一般事项由部门主要负责人签发。党办、院办作为院党委、院行政的办事机构，一般不与平行部门联合发文。
（六）打印：文件打印工作一般由办公室文印室负责。
（七）校对：文件的一校工作由文件起草部门负责，一般采用读校法；文稿的二校工作由办公室文秘科负责，一般采用对校法，重要文件可采用对校法加读校法。
（八）印制：文件印制工作由办公室负责。有密级的文件应指定专人负责印制，及时销毁校对稿并清除计算机硬盘上的资料。
（九）登记：发文登记时应对审批手续和办文程序再行复核，同时确定发文字号和印制份数。发文登记包括日期、发文字号、公文标题、份数、主（抄）送机关，根据需要可增加份号、秘密等级、缓急时限等。
（十）分发：分发文件应填写发文单，发文签收完成后，随发文登记本存查。重要文件应挂号邮寄或专人递送。有密级文件应通过机要渠道传递。
第三章 行文规则
第七条行文应当确有必要，注重实效。
第八条 学院及全院各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（一）学院党政可以对上对下、对内对外行文。院内各单位除学院办公室外不得代表学院对外正式行文。
（二）行文应贯彻党政分开的原则，行政公文不得对党的组织作指示或布置任务。须党政共同负责的事项，由党政联合发文。凡涉及办公室职能的须称办公室，需要明确区分党政职责的地方应注明党办或院办。
（三）一般性业务工作如涉及多个部门的，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。联合行文应尽量减少，如确有必要，联合行文的单位不宜过多。
（四）各职能部门在业务范围内可以相互行文。职能部门对院内各单位行文时一般以函件的形式商洽和布置工作、询问和答复问题、审批事项。一般情况下，学院党政各职能部门不向下级党组织（行政单位）发布指示性公文，如确有需要，可由办公室根据学院党委或学院行政授权向下级党组织（行政单位）行文。
各单位对内的重要行文，应当同时抄送主管院领导和办公室。
（五）各职能部门需要向学院的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学院的名义按规程行文。
（六）职能部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类公文。
第九条 按规定由职能部门审批或者先行审核的请示事项，应当直接报送职能部门处理。
第十条 各单位向学院党政请示、报告工作的书面材料，应按程序交办公室文秘科登记后处理。除领导直接交办的事项外，各单位不得直接向领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十一条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；如需同时送其他机关，应当以抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第四章 收文管理
加强收文管理，重点做好以下工作
第十二条 签收：收文由办公室指定专人拆封、逐件清点，注明签收时间，急件应及时送交有关人员处理。
第十三条 登记：收文登记应包括日期、编号、发文机关名称、公文字号、公文标题及办理情况。重要函电、内刊及有关资料都应登记。
第十四条 拟办：对一般公文，拟办人均应签注拟办意见。拟办工作应遵循以下原则
（一）公文内容涉及政策性、全局性、重大问题的，送党政全体领导阅批后送部门领导阅办。
（二）公文内容涉及某一方面工作重要问题的，送党政主要领导和分管领导阅批后送有关部门领导阅办。
（三）公文内容涉及某一方面工作一般问题的，送分管领导阅批后送有关部门领导阅办。
（四）公文内容属于一般事务性的，送有关部门领导阅办。
（五）公文内容涉及两个以上部门办理的，应指明主办部门。
（六）紧急公文应当提出办理时限。
（七）按规定有关领导必阅的公文，不再提拟办意见，直接送领导阅批。
第十五条 传阅：传阅工作应遵循以下原则
（一）一般先主要领导，后分管领导，再其他领导。
（二）领导有重要批示或批示内容与拟办意见不同的，在转送有关部门阅办前应送拟办人阅知。
（三）部门阅件按拟办意见送阅。部门办件转主办部门阅办，并由主办部门负责组织协办部门阅办。
（四）传阅公文由专人负责办理，不得在阅文人之间互传。
（五）秘密公文应在阅文室或办公室阅读。当天未能阅完的，应当送回档案室保管。
第十六条 承办：承办工作应遵循以下原则：
（一）凡属本部门职权范围内可以答复的事项，可直接答复来文机关。
（二）凡涉及其他部门业务范围的事项，应主动会同有关部门协商办理。
（三）凡须报请院领导审批或发文的事项，应提出处理意见或代拟文稿，按规定报批或行文。
（四）紧急公文应按规定时限办结。
（五）对不属本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应迅速退回批文并说明理由。
（六）公文办结后，应在公文阅办单上注明办理结果。
第十七条 催办：催办工作由办公室主任负责。对紧急或重要的公文要重点催办，对一般公文要定期催办，并及时向有关领导反馈办理情况。
第十八条 归档：公文办理完毕后应及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。档案人员不准接收有领导批办意见但未注明办理结果的公文。