蚌埠学院外事接待管理办法
第一章 总 则
第一条 根据省委省政府《关于改进工作作风 密切联系群众的规定》有关要求，为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，参照财政部《关于印发<中央和国家机关外宾接待经费管理办法>的通知》（财行〔2013〕533号）和《安徽省财政厅关于印发<安徽省省直机关外宾接待经费管理办法>的通知》（财行〔2014〕87号）等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 外事接待应坚持务实节俭的原则，按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。党政办公室（外事处）是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各二级单位负责本单位的外事接待活动，支持配合学校布置的外事接待活动。
第二章 接待管理
第三条 邀请外宾来访应当按照有关外事管理规定，严格执行计划审批规定。未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或作出承诺。接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数、天数，费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内，不得突破。
第四条 邀请外宾来访应结合学校学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。
第六条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，并报党政办公室（外事处）备案。必要时，应当报校长办公会审核批准。
第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。
第八条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前1个月报党政办公室（外事处）和相关部门审核。
第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡邀请学校领导参加的外事接待活动，接待单位应提前1周将接待计划报党政办公室（外事处）审核，由党政办公室（外事处）邀请学校领导出席。
有下列来访人员或活动，可邀请学校领导出席会见：
（一）外国政府和国际组织重要官员；
（二）国外大学校级领导；
（三）国际知名专家学者；
（四）曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表；
（五）国际知名机构和公司高层管理人员及研究人员；
（六）其他对我校有特殊贡献的人员；
（七）校际合作签字仪式；
（八）在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；
（九）重要捐赠仪式。
第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后1周内，接待单位须向党政办公室（外事处）提交接待工作总结（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。
第十一条 遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应立即报告党委宣传部酌情处理，在得到同意的情况下方可实施。
第十二条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党政办公室（外事处）和宣传部报告，在得到同意的情况下方可实施。
第十三条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十四条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。
第三章 经费管理
第十五条 党政办公室（外事处）与财务处应制订外事接待专项经费预算，用于学校外事接待开支，同时应根据互惠对等原则或外事交流协议等，区分为全部招待、部分招待和外宾自理。
第十六条 接待单位应从严、从紧控制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接待费用。
第十七条 外宾接待费的报销支付应严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，采用银行转账或公务卡方式结算，不得以现金方式支付。
第十八条 外宾接待费用开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、国内交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第十九条 外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，安排的宾馆最高不超过四星级，或以四星级标准收费的五星级宾馆。学校应结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。
第二十条 外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。
第二十一条 宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在宴请举办单位内部的宾馆和招待所，或按经费标准安排在符合规定的涉外酒店或餐馆，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。
（一）外宾宴请费标准按《安徽省省直机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2014〕87号）规定执行。酒水、饮料不得超过宴请费的三分之一。
（二）宴请应当根据礼宾要求和工作需要，选择合适的陪餐人员，从严掌控陪餐人员人数。外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（三）外宾在我校期间，校级宴请不得超过1次。
第二十二条 对外赠礼按照以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有安徽特色、学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。
（二）赠礼对象一般仅为对方团长夫妇，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，其他单位不再赠礼。如外方赠礼，则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。
（三）对外赠礼每人次礼品不得超过200元；一般人员可以视情况赠送小纪念品。
第二十三条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）计划未经批准接待外宾的；
（三）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（四）使用虚假发票报销接待费用的；
（五）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；
（六）其他违反本办法的行为。
第四章 附 则
第二十四条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。
第二十五条 其他未尽事宜，视具体情况处理。
第二十六条 本办法由党政办公室（外事处）负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起执行。
