蚌埠学院采购（招标）管理办法

第一章　总则

第一条　为了完善学校采购运行机制，规范采购行为，提高采购效率，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于与学校存在隶属关系的二级机构及科研项目主持人（以下称采购人）使用财政性资金、非税收入、贷款资金、捐赠资金、自筹资金以及科研经费等各类资金进行货物、工程和服务采购工作。

第三条　采购工作必须遵循公开、公平、公正和诚信透明、竞争择优原则，注重勤俭节约、资源共享，计划管理与预算管理相结合，决策、执行和监督部门分工负责、相互协调。

第四条　学校采购工作严格实行回避制度。采购工作中，采购工作人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购工作人员及相关人员与其它供应商有利害关系的，可以申请其回避。

第二章　组织机构及其职责

第五条　学校成立以分管采购（招标）工作的校领导为组长的蚌埠学院采购（招标）工作领导小组，领导、管理和监督采购（招标）工作，研究采购（招标）工作的重大事项。领导小组下设办公室，办公室设在资产管理处，负责采购（招标）具体工作。

第六条　学校采购（招标）工作领导小组的主要职责是：

（一）受学校委托，全面指导学校采购（招标）工作；

（二）监督学校采购（招标）工作制度执行；

（三）审查政府采购及学校集中采购项目采购方式的变更；

（四）做好采购（招标）工作考核；

（五）审议学校采购（招标）工作中其他重大事项。

第七条　学校采购（招标）工作领导小组办公室（以下简称招标办）具体承担采购（招标）日常工作,主要工作职责是：

（一）贯彻执行采购（招标）有关法律、法规和政策，拟定学校采购（招标）工作制度，经学校批准后组织实施；

（二）对采购（招标）工作中的重大事项提出建议报采购（招标）工作领导小组审议和学校决策；

（三）统一受理经学校批准的采购事项，依法依规组织实施；

（四）负责组织由合同审核单位负责人共同参加的项目合同的洽谈、合同的审核会签，并监督合同履行；

（五）做好与公共资源交易中心或采购代理机构的工作对接，及时办理政府采购项目中标通知、合同上传备案等；

（六）协调处理政府采购过程中出现的问题，向采购机构反馈有关情况及意见，配合有关部门处理采购质疑和投诉；

（七）做好政府采购项目、统一采购项目的材料归档、与财务部门沟通等工作；

（八）接受上级主管部门、学校和采购（招标）工作领导小组的监督和指导，并按要求报告采购（招标）工作。

第八条　监察审计处参与采购（招标）工作，负责组织采购（招标）项目审计、监督抽取备选供应商（维修商）、适时参与项目验收。

第九条　财务处在采购（招标）工作中主要负责采购（招标）项目的预算资金审核管理，内网申报采购计划、办理采购任务书，按规定及合同约定收支履约保证金、质量保证金，支付款项等。

第十条　资产管理处在采购（招标）工作中主要负责合同签署、盖章；组织政府采购货物类、服务类项目的校级验收、资产登记；参与工程类验收等工作。负责学院各类采购备选库的招标、建设和管理工作。

第十一条　学校各类采购（招标）项目实行归口管理。各归口管理部门主要负责采购项目的前期立项；组织制定项目采购需求和技术方案、采购（招标）文件制作；参与合同洽谈、监督合同履约并参与项目验收工作。

第十二条　采购人具体负责采购工作的技术性事项。其主要职责是：

（一）按照归口管理部门要求做好技术文件的论证工作等，形成相关材料；做好项目立项、经费落实工作，完成采购（招标）文件审核；

（二）负责编制采购需求，编报采购计划，制定投标人资格条件及技术释疑；

（三）跟踪项目的完成进度与质量，及时组建初步验收小组，按合同约定组织采购项目的初步验收工作，处理维修保养事项。

（四）办理资产入库、款项报销、材料归档等工作。

第三章　采购类型

第十三条　采购类型按采购主体分为个人采购、政府采购、统一采购；按采购对象分货物类、工程类、服务类采购。本办法中的采购类型专指政府采购和统一采购。

采购人不得将应当政府采购或统一采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避政府采购或统一采购。

第十四条　采购标准具体为：

（一）凡属政府集中采购目录及采购限额标准（货物类20万元、工程类50万元）以上的采购项目，均须执行国家及安徽省政府采购有关规定进行政府采购或统一采购。

（二）政府集中采购目录及采购限额标准以下的采购项目（含零星货物、服务、小型工程），原则上均由学校招标办以招标方式建立供应商（维修商）备选库或通过网上商城进行。

（三）不属于政府集中采购目录及采购限额标准以下的项目，原则上同（二）；特殊情况且难以进行分类打包、预算金额低于一万元人民币的项目，由采购人按《蚌埠学院经费支出审批暂行办法》（〔2017〕56号）执行，并需按财务规定注明经办人、验收人。

（四）申报特定采购方式的，应由招标办依据《中华人民共和国政府采购法》审核相关材料，交由采购代理机构予以确认。

（五）实验耗材、低值易耗品、化学试剂（不含危险化学品、剧毒化学品）、办公用品及耗材、文体用品，实行统一采购；由归口管理部门审核汇总、分类打包，交由招标办汇总，以招标形式建立供应商备选库。

（六）易燃易爆危险化学品、易制毒及剧毒化学品的采购，由归口管理部门按国家有关法律法规制定实施细则，采购人据以执行。

（七）科研仪器设备采购由归口管理部门制定相应管理办法，采购人据以执行。

第四章　采购流程

第十五条　采购管理遵循以下程序：

（一）编制采购计划

由采购人负责制定、归口管理部门负责审核、汇总。采购人应在项目立项后即着手制定采购实施计划，报归口管理部门审核汇总。采购人及归口管理部门应注重采购工作的时效性和规范性，汇总采购计划、集中申报，以压缩申报、采购批次、形成批量优势，适时与招标办沟通以保证采购技术文件的规范性，确保采购项目在资金预算下达的15日内完成项目资金精算（货物或施工量清单价）、报送采购文件（《蚌埠学院采购（招标）文件报送审核表》。

（二）采购计划执行

由学校招标办负责。招标办应在接到《蚌埠学院采购（招标）文件报送审核表》的1周内完成采购计划的审核、办理，会同财务处办理采购任务书，向招标代理机构提交合规的招标文件。具体内容包括：

1.审核采购（招标）文件的齐备性、规范性；

2.通知财务处申报内网采购计划、办理采购任务书；

3.确认采购方式，包括网上商城采购、供应商备选库中抽取、委托资源交易中心采购或招标代理机构招标采购；

4.组织采购人及归口管理部门完成进口产品论证；

5.向资源交易中心或招标代理机构提交招标文件、学校评标人名单，实现招标、采购；

6.受理并处理采购招标过程中的质询、质疑、投诉等事项；

7.将中标通知书送达采购人。

招标办应尽可能通知3家以上的备选供应商参与招标。

（三）合同洽谈、会签、签署及其它

1.招标办在接到中标通知后三十日内，负责组织由合同审核单位负责人共同参加，按照采购文件和中标人投标文件进行合同洽谈、订立书面合同。合同技术文件部分必须与招标（采购）文件相一致，不得擅自调整或变更，不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议。中标人拒绝订立合同的，采购人应书面报招标办，由招标办交由采购（招标）机构和采购监管部门处理；

2.招标办负责提供范式合同文本；

3.合同审查与会签。采购人或归口管理部门牵头、相关业务部门参与、进行采购合同的审查并会签《蚌埠学院采购（招标）合同审核会签单》。

（1）合同审查。审查内容包括合同基本情况及合同条款审核。

审核责任依次为：采购人及所在部门负责填写合同基本情况；归口管理部门负责采购项目的合规性审核；法律顾问负责合同条款表述的合法性、严密性审核；招标办负责合同文本的规范性审核；监审处负责合同的最终审计；资产管理处着手合同登记、资产建档工作；财务处负责合同标的金额及付款方式的审核；

（2）合同会签。前述各责任部门根据本部门审核结果签署；校领导依据《蚌埠学院经费支出审批暂行办法》（院字〔2017〕56号）第五条第一款第二项第（二）、（三）目（货物、服务类），或第四项第（一）、（二）目（工程类），及第七款第一项、第二项所划分权限，审批授权。

4.合同的签署。中标（成交）价1万元（含）以下的采购合同由采购人所在的二级单位（部门）党、政主要负责人审批、签署；1万元以上的所有采购合同，均由资产管理处处长签署，盖蚌埠学院采购合同专用章。特别事项（需追加经费预算或未列入年度预算的采购项目）的，需按照《蚌埠学院经费支出审批暂行办法》第七款第一、第二、第三项所列审定权限，以会议决定或纪要形式进行特别授权，由指定部门负责人签署。

5.合同保证金缴纳。招标办向财务处提供需缴纳履约保证金、质量保证金项目的合同目录及应交金额；相应项目的中标人（成交供应商）需在签订合同之前向学校缴纳项目履约保证金、质量保证金；财务处负责收缴。

6.合同备案。资产管理处在采购合同签订后应将合同正本留存一份、交招标办一份，并向采购人或归口管理部门、监察审计处提交合同复印件。招标办需在规定期限内将政府采购项目合同向监督管理局备案、在政府采购网公告。

（四）合同履约

合同履约过程中，采购人为合同履约管理的第一责任人，承担合同履约管理主体责任。归口管理部门、监察审计处、资产管理处等相关部门在项目合同签字生效后，负责对项目合同的履行情况进行跟踪监管。

（五）组织验收

合同执行完毕后，采购人应当按照采购合同约定的技术、服务、安全等标准对供应商履约情况进行初步验收，复杂设备的验收应包括到货验收、安装调试、培训等伴随服务验收。

采购人在验收或使用过程中发现有严重质量问题、假冒伪劣产品或者在维护、维修等售后服务方面存在违约情况的，应在验收报告中进行记录并及时向招标办、资产管理处、监察审计处等有关部门提交书面材料。

采购人不得隐匿存在问题或提供虚假验收材料，不得无故拖延或拒绝验收。

学校统一委托代理机构采购的项目（包括网上商城、供应商备选库采购），采购人初验合格后，由归口管理部门按照项目合同约定组织验收。

政府采购项目及统一采购项目，采购人初验合格后，货物类项目填报《蚌埠学院采购项目初验意见》，由资产管理处组织归口管理部门和项目单位等不低于3个部门人员组成的验收工作组，按照项目合同约定验收。工程类项目验收在收到施工单位提交的竣工报告后，由归口管理部门组织项目单位、资产管理处等参加并依国家法律法规组成的验收工作组，按照项目合同约定进行验收。服务类项目由资产管理处组织由项目单位、项目归口管理部门等不低于3个部门人员组成的验收工作组，按照项目合同约定验收。监察审计处根据采购项目类别和工作需要，视情参与所有项目之验收，其中政府采购项目正式验收应向监察审计处备案，监察审计处需对相关项目组织审计。重大项目或重点项目可由资产管理处或归口管理部门委托第三方机构验收。涉及专业技术验收的，必须有2名以上的相关专业技术人员参加。基建、水、电、气、消防及特种设备等项目验收，按国家相关法律法规执行。

验收组织部门应要求验收工作组成员提交签名的《蚌埠学院采购（招标）项目验收报告》，政府采购项目还应填报《省级政府采购项目验收报告》（一式三份）。验收未通过的，中标人（成交供应商）必须在规定期限内进行整改，整改完成后再组织验收工作组复验。

验收资料交招标办。

（六）组织审计

验收完毕后，由招标办通知监察审计处组织对有关项目进行决算、审计，相关资料由招标办提供。

（七）资产登记

验收、审计完成后，采购人及归口管理部门向资产管理处办理资产登记手续，资产管理处需建立有关材料的电子档案。

（八）组织报账

由招标办组织、督促报账工作。

1.招标办负责办理采购网资料上传手续，标注合同完成标识；

2.招标办组织、督促采购人或归口管理部门具体办理内部审批及财务报账手续；

3.招标办负责知会财务处办理项目款项支付。

（九）项目付款

财务处负责申请采购项目的内网资金支付，并按有关规定付款。

（十）材料归档

采购人、归口管理部门应当建立真实完整的招标（采购）档案，妥善保存每项采购活动的采购文件，不得伪造、变造、隐匿或者故意销毁，在各自留存一份底稿备查外，需向招标（采购）办完整移交。

招标办负责将项目采购文件按项目所属年度汇齐、存档。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件纸质保存外，可以同时用电子档案方式保存。

（十一）保证金退回

项目履约验收合格，质保期满未发生违约或质量问题的，由采购人提出意见后提交资产管理处，由资产管理处签署意见后通知财务处，财务处按有关规定和合同约定退回履约保证金、质量保证金。

第五章　质疑和投诉处理流程

第十六条　质疑和投诉是确保采购工作公开、公平、公正和透明的重要措施，是主动接受社会监督的重要手段，也是采购工作的重要程序。接受质疑和投诉贯穿于采购工作的全过程。质疑和投诉受理机构为采购代理机构、监管部门及招标办或监察审计处。

（一）质疑和投诉单位须为参与学校采购工作的供应商，且必须在规定时间内书面提出，应有明确的请求和必要的证明材料，否则，质疑和投诉无效，不予受理。

（二）接到供应商的质疑或投诉后，受理机构应及时交采购代理机构、监管部门等进行核实、调查。

（三）采购代理机构、监管部门等对质疑和投诉作出答复前，应当暂停采购（招标）进程。

（四）经核查，如质疑或投诉有效，将取消原中标人资格，按招标文件重新确定中标人或重新招标；如质疑或投诉无效，将继续原招标程序。

（五）采购过程应主动明示质疑、投诉和反馈的时限、程序、方式和途径。

（六）质疑答复、投诉处理决定应随项目其它材料一同登记存档。

第六章　纪律与责任

第十七条　采购工作人员必须遵守以下纪律：

（一）自觉遵守国家法律、法规及相关政策，依法办事；

（二）仪表端庄，言行文明，态度热情，自觉遵守工作纪律，同事间团结协作，相互尊重，自觉维护学校的文明形象；

（三）遵循公开、公平、公正的采购原则，认真履行岗位职责，严格遵守操作办法，做到采购工作周密严谨、规范有序；

（四）发现亲属参与学校采购工作，本人应当主动提出回避;

（五）对以下信息保密：

1.已取得采购文件（含电子文档）的供应商名单；

2.供应商的投标、竞标、报价文件及相关的商业机密；

3.开标前评审专家组成员名单；

4.评审过程情况；

5.尚未公示的评审结果等。

第十八条　参与学校采购工作的人员采购过程中故意列入单一品牌或有利于特定商家的指向性规格技术标准、技术参数和服务承诺，或伪造、编造、隐匿或销毁项目申报材料和招标档案材料等滥用职权、玩忽职守、泄密串通、索贿受贿的，学校将按党纪政纪有关规定处理。触犯法律的，移交司法机关追究其法律责任。

第十九条　供应商有下列情形之一的，采购无效，两年之内，不得参与学校的采购工作；给学校利益造成损害的，应当承担赔偿责任。

（一）提供虚假投标材料，骗取学校采购供应商资格或谋取中标、成交的。

（二）采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

（三）与学校采购当事人员、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。

（四）向采购人、采购代理机构、评审专家组、竞争性谈判小组或者询价小组成员行贿或者提供其他不正当利益的。

（五）中标或者成交后无正当理由不与学校采购人签订采购合同或未按照采购文件确定的事项签订采购合同的。

（六）擅自变更、转包或终止采购合同的。

（七）提供假冒伪劣产品的。

（八）拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。

第二十条　采购（招标）项目合同履行、验收过程中，由于中标人（成交供应商）未履行合同约定，延误项目交付使用或对项目的建设质量和效益造成重大影响，采购人根据相关法律法规，依法追究中标人违约责任并依法索赔。

第二十一条　因不履行相应职责而导致学校采购预算执行不力、乃至预算资金收回的，经责任认定后，追究相关单位及人员责任。

第七章　附则

第二十二条　本办法由蚌埠学院资产管理处负责解释。

第二十三条　本办法从印发之日起施行，原《蚌埠学院采购（招标）管理规定》（院字〔2009〕119号）同时废止，此前有关规定与本办法不一致的,以此办法为准。